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Apostilla

Artículo escrito por la Licenciada Carolina Rivera Sanabria

 

apostilleSeguramente usted ha sido una de las personas o que ha escuchado o ha tenido que realizar algún trámite de legalización de documentos públicos emitidos en el extranjero, para lo cual va a la conocida “Casa Amarilla”.

Desde hace unos años ese trámite ha cambiado un poco, ahora se utiliza la “Apostilla” que es es un método simplificado de legalización de documentos a efectos de verificar su autenticidad en el ámbito internacional.

Físicamente consiste en una hoja que se agrega (adherida al reverso o en una página adicional) a los documentos que la autoridad competente estampa sobre una copia del documento público.

El trámite de Apostilla consiste en colocar sobre el propio documento público, una Apostilla que certificará internacionalmente la autenticidad de la firma de los documentos públicos expedidos en cada país miembro.

La Apostilla suprime el requisito de legalización diplomática y consular de los documentos públicos que se originen en un Estado firmante del Convenio y que se pretenda que tengan efectos en otro Estado también firmante.

Según lo establece el Convenio, los documentos emitidos en un país parte de este, que hayan sido legalizados con una Apostilla gozan de reconocimiento  en cualquier otro país del Convenio sin necesidad de ningún otro tipo de autenticación.

El Convenio de la Haya de la Apostilla, en su artículo número uno dispone:

El presente Convenio se aplicará a los documentos públicos que hayan sido autorizados en el territorio de un Estado contratante y que deban ser presentados en el territorio de otro Estado contratante.

Se considerarán como documentos públicos en el sentido del presente Convenio:

a) los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial;

b) los documentos administrativos;

c) los documentos notariales;

d) las certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas.

Sin embargo, el presente Convenio no se aplicará:

a) a los documentos expedidos por agentes diplomáticos o consulares;

b) a los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación mercantil o  aduanera.

Este Convenio dispone que la única formalidad que pueda exigirse para certificar la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre del que el documento esté revestido, será la fijación de la Apostilla que deberá ser expedida por la autoridad competente del Estado del que proceda el documento.

La Apostilla se coloca sobre el propio documento o sobre una hoja adicional que se pegará al documento original. Se podrá redactar en la lengua oficial de la autoridad que la expida. Las menciones que figuren en ella podrán también ser escritas en una segunda lengua. Eso sí y muy importante, según el Convenio de la Haya de la Apostilla, el título “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” deberá mencionarse en lengua francesa.

Las Autoridades certificarán la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre que el documente lleve.

Cada Estado contratante y parte del Convenio de la Haya, designará las autoridades, consideradas en base al ejercicio de sus funciones como tales, a las que dicho Estado atribuye competencia para expedir la Apostilla y debe hacer esta comunicación al resto de los países partes del Convenio.

Por eso es la importancia que, de ser el caso que deba apostillar un documento, al momento en que solicite el documento, debe asegurarse que se encuentre firmado por el funcionario designado por el país como autorizado. Por ejemplo, si solicita una certificación en el Registro Civil que debe apostillar, debe indicar que va a realizar ese trámite, con el fin que la certificación sea firmada por el funcionario autorizado a tal fin.

a) el número de orden y la fecha de la Apostilla,

b) el nombre del signatario del documento público y la calidad en que haya actuado o, para los documentos no firmados, la indicación de la autoridad que haya puesto el sello o timbre.

A instancia de cualquier interesado, la autoridad que haya expedido la Apostilla deberá comprobar si las anotaciones incluidas en la Apostilla se ajustan a las del registro o fichero.

El siguiente es un ejemplo de Apostilla:

Apostille

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Si usted necesita Apostlillar documentos públicos debe tomar en cuenta que por cada  documento deben aportarse 500 colones en timbres de Parques Nacionales y 125 colones en timbres fiscales, además, que una vez entregados al departamento de Legalizaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, tardarán tres días hábiles para la devolución del documento con la correspondiente Apostilla.

En la página del Ministerio de Relaciones Exteriores http://www.rree.go.cr/ usted podrá encontrar más información como requisitos sobre los documentos, funcionarios autorizados y alguna otra información de su interés.

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